Excel und word könnten nach verifactu gefährlich werden
Die Automatisation von Buchung und Rechnungsstellung könnte für Selbstständige und kleine Unternehmen riskant sein.
Verifactu: neues rechnungsprüfungs-system steckt in der startphase
Die spanische Zollbehörde AEAT (Agencia Tributaria) warnt, dass Excel und Word für die Erstellung von Rechnungen nach dem Einführungstermin von VeriFactu gefährlich sein könnten.
VeriFactu ist ein neues Prüf-System zur Überprüfung von Rechnungen, das Teil eines Packages gegen Steuerbetrug ist. Es soll garantieren, dass alle Rechnungen von Unternehmen und Selbstständigen integrität, Verfolgbarkeit und Manipulationssicherheit haben.
Das bedeutet, dass Software-Tools zur Erstellung von Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen müssen, wie z.B. die Aufzeichnung von Rechnungen in sicherer und verfolgbarer Weise, die Möglichkeit der automatischen Übermittlung an die Zollbehörde oder die Sicherung für spätere Überprüfungen.
Excel und Word könnten dabei problematisch sein, wenn sie als automatisierte Buchungssysteme verwendet werden, da sie nicht den erforderlichen technischen Anforderungen entsprechen.
Die AEAT legt fest, dass Programme zur Erstellung von Rechnungen bestimmte Eigenschaften haben müssen, wie Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen, Verfolgbarkeit, sichere Datenhaltung und Möglichkeit zur Überprüfung von Rechnungen. Darüber hinaus sollen diese Programme QR-Codes oder digitale Identifikatoren enthalten, um die Authentizität von Rechnungen zu überprüfen.
Die Verwendung von Excel oder Word würde also problematisch sein, wenn sie für automatisierte Buchung oder strukturierte Datenspeicherung verwendet werden.
Die AEAT führt jedoch an, dass die Verwendung dieser Tools in bestimmten Fällen noch zulässig sein könnte, wenn sie lediglich als manuelle Rechnungsträger verwendet werden, d.h. wenn alle Daten manuell eingegeben werden und keine Automatisierung oder Förmel verwendet werden.
Die AEAT betont jedoch, dass es ratsam sei, alternative Lösungen zu suchen, die den Anforderungen von VeriFactu entsprechen, da die Verwendung von Excel und Word in Zukunft zu Problemen im Hinblick auf den Steuerbetrugschutz führen könnte.
Die Umsetzung von VeriFactu ist für Unternehmen und größere Betriebe ab dem 1. Januar 2027 geplant, für kleinere Unternehmen und Selbstständige erst ab dem 1. Juli 2027. Es ist jedoch ungewiss, ob diese Termine tatsächlich eingehalten werden, da VeriFactu ursprünglich für 2026 geplant war und aufgrund von Aufschubplänen eine Verschiebung erfahren hat.